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【番外編】 会議を円滑に進めよう

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今回は第18回で「かずみ先生の生徒様」からご質問いただいた「会議を円滑にすすめるコツ」について、私なりにお答えしたいと思います。

かずみ先生の連載は、毎回具体的かつわかりやすい内容で勉強させていただいております。連載が復活されたのでまた、楽しみに読ませていただきます。
ところで今後の連載の中で会議のファシリテーションについてレクチャーお願いできませんか。
・会議で紛糾した場合の仕切り方
・くせのある方が進行の障害になっていたら
・そもそも会議の参加率が低い
・議事録作成のポイント
などなど 他にも会議を円滑を進めるための奥義について掲載いただければうれしいです。
投稿者:かずみ先生の生徒 2012年11月27日 20:11

ファシリテーションの書籍がたくさんありますので、キチンと学ぶ場合には書籍を読んでくださいね。
このブログではファシリテーションの勉強をしなくても私の経験上、ちょっと気を付けるだけで会議が以前より進むようになったなと感じる簡単なコツをお伝えします。

皆さん、週に1、2回は「参加したくない会議」ってありませんか?特に定例会って「今週くらい出なくてもよいかな?」なんて思って参加したりしなかったり...なんてことありますよね。
“参加率が悪い会議“は、なぜ参加率が悪いのでしょう?

仮に、週1回の定例会を開催するとしましょう。
定例会では前回議事録の確認を行い、次に課題管理表を見ながら課題を更新する。更新したところで、課題もたいして解決していない...。
これでは「どうせ出たってなにも変わらないでしょ」「後から課題管理表を見れば良いか」「他の打ち合わせの方が大事だし」なんて思いますよね。

ではどう改善しましょうか?
まずは、課題の最新化は会議前に行っておく方が良いでしょう。課題毎に担当者が決まっているはずです。仮に会議に10人参加する場合、10人の前で「課題の状況はどうですか?」と聞くのではなく担当者は事前に課題の経過、結論を記入することで、『会議で担当者から状況を聞きながら10人がそれぞれ手持ちの課題管理表にメモをする』という無駄な時間を省けます。

事前に記入しておき、会議では状況を簡単に報告するか、もし大きな課題でなければ個々に見ておいてもらうでも良いと思います。
それより、会議参加者と議論したい事項をピックアップして議題をする方が10人の時間が有効に使えます。
議論したい議題は課題管理表を読み上げて意見を求めるのではなく、担当者が検討して明らかになったこと、皆さんの意見を求めたいことをわかりやすく図や表で表現した方が良いです。
課題管理表に書かれている文章だけでは参加者のスキルや知識によって理解度が違いますので、理解度を出来る限り合わせるためにもビジュアルで表現してみましょう。

この会議のアジェンダ※はどうなりますか?改善前と改善後のアジェンダを比較してみます。
   ※ 会議における検討課題、議題、議事日程

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先にお話した通り、課題の深堀を行う場合は、担当者のBさん、Cさんには事前に議論できるネタ(図や表を利用してわかりやすくしたもの)を準備してもらいましょう。

議論はBさんやCさんが準備した資料を元に課題検討を行います。
この場合、皆さんから出た意見をただ自分のノートにメモするのではなく、白板等を利用して、皆さんから見えるように板書しましょう。板書はBさんCさんでもよいですし、他の方に書いてもらうのも良いですね。
「整理が上手な人」「絵や表を書くのが上手な人」に書いてもらう方がより議論が進みます。
上手ではなくても頑張って書いてみてください。慣れると上手に纏められるようになりますよ。

ちなみに私がBさんCさんの立場であれば、白板ではなく、事前に作った資料をパソコンで持っていき、プロジェクターに投影しながら、皆さんの意見を書き込んでいきます。
そうすれば白板に書いた内容を写真に撮り、その後清書するという手間が省けますから。
白板がよいか、電子ファイルに直接書き込んでいくのがよいかは慣れの部分が大きいため、やりやすい方法を選んでいただければ良いと思います。

議論に参加しない人、意見を言わない人には「DさんXXの観点からいかがですか?」と意見を求めてみましょう。
もし、あなたがBさん、Cさん、ファシリテーターのAさんでなくても、Dさんの得意分野を知っていれば「XXの観点から」と得意分野に絡めて質問することをお勧めします。

最後に議事録ですが、打ち合わせで決定した事項、打ち合わせで発生した課題・宿題はわかりやすく纏めて書きましょう。
課題はもちろん課題管理表にも記載して、埋もれないようにしてくださいね。

以上、定例会を題材にコツを書きましたが、ポイントを纏めますので参考にしてください。

      (1) アジェンダは必ず作成する。
      あなたがファシリテーターでない場合は「今週の定例のアジェンダをください」と言ってみましょう。さらに協力的であれば「アジェンダ作ってみました」でも良いかもしれませんね。
      (2) 課題等は事前に状況や結果を更新しておく。
      課題は常に更新するようにすれば、会議の前に慌てる必要はないのですが、会議の前でもよいので頑張ってみんなで更新しましょう。更新していない場合ファシリテーターは担当者に更新してもらうよう依頼しましょう。
      (3) 議論が必要なテーマについては資料を準備する。
      テーマの中心人物(課題担当者)に議論が進むような資料を準備してもらいましょう。資料は「完璧」を求めません。担当者の把握していることを表現してみることで、そこに間違いや曖昧な点が見えてくればよいのです。
      (4) 議論している内容を白板に板書、もしくはプロジェクターに投影した資料を更新する形で反映する。
      話だけより、議論した内容を目にしていくことでさらにいろんな意見が出ますし、もしかしたら答えが見つかるかもしれません。
      (5) 意見が出てこない人に「XXの観点でいかがですか?」と意見を求める。
      (6) 議事録には、決定事項、課題・宿題を纏めて書く。課題管理表の更新も忘れずに。

これくらいだと直ぐに出来ますよね。会議が有意義なものになると自然と参加者が増えますよ。

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最近、デジカメを常に持ち歩いています。デジカメを持っているとゆっくり周囲を見渡して何時も歩いているところにも新たな発見があるかも、なんて思ったのですが...。
ところで私はチョー早歩きです。特に今はスマホの万歩計アプリで毎日活動量を測っているので、より早歩きになりました。
待てよ、万歩計とデジカメ。あれ?あれ?何か変。

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Profileプロフィール

関和美
関和美
奈良女子大学 理学部 物理学科(現 物理科学科)卒業 日本電信電話株式会社に入社(NTT分社化によりエヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社に転籍)。主に金融系のSEとしてNWシステム 構築の設計、アプリケーション開発の要件定義、設計工程を経験し、その後プロジェクトマネジャーとしてプロジェクトに携わる。 2007年より現職。大規模プロジェクトにおけるPMO(Project Management Office)の運営およびプロジェクトマネジメント支援や、IT構想企画の支援を行っている。PMP。

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