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ファシリテーターの心構え

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【質問】

プロジェクトやチームで発生している問題を解決するために検討会をしますが、活発な意見が出ません。(31歳女性)

 

【かずみ先生より】

会議やワークショップを活性化させる...結構難しいですよね。

研修やセミナーでのグループワークや、企業様の組織活性化のためのワークショップのファシリテーションを行うことがあります。

ファシリテーターの私は、参加者の皆様とは初対面。「話していただけるかな」「否定的な意見ばかりにならないかな」「あっという間に議論が終わって時間が余らないかな」と、依頼を受けた時から終わるまで気が休まりません。

 

気が休まらないからこそ、ファシリテーションに向けて十分準備をします。

・参加者のみなさんが何に問題意識を持っているか?興味を持っているのか?

・どのようなアプローチにするか?(問題を洗い出して原因を探っていく?アイディアを出し合う?KPTやロジックツリーなどのフレームワークを活用する?)

・参加者が共通認識するためにワークショップ前にインプットしなければならない情報は何か?

・検討はどのような段階を踏んで進めていくか?

・全員で検討するか?チームに分かれるか?

・参加者のみなさんはワークショップに慣れているか?

・ゴールはどこに設定するか?

等々、準備をしてく段階で、進め方のイメージが出来上がります。特に参加者のみなさんがワークショップに参加したことがない場合、アイスブレイクを入れる、癒しを入れるなどの工夫も必要です。

癒し

 

これだけ準備をして臨んでも、話をしない人がいる、発散しすぎる、予定以上に時間がかかる等想定した通りには進まないこともよくあるのですが、それでも参加者のみなさんが有意義だったと思っていただけたら「まずまず良し」と自分を慰めたりしています。

 

今回プロジェクトやチームのメンバーとの検討会ですよね。

良く顔見知りだから...と、準備を怠っていませんか?

「みなさんXXXXについて議論をしましょう」といってもそれだけでは良い意見は出てきません。

事前に必要な情報を出し、思考の方法をお伝えし、人による発言の大小をうまく調整することで、価値のある検討会やワークショップができる、ここが、ファシリテーターの腕の見せ所です。

特に、いつも仕事を一緒にするメンバーであれば、みなさんが普段どのような発言をするか知っているわけですから、個人毎の対策を考えるのもより効果的でしょうね。

 

事前準備、一度やってみてください。結果がずいぶん違ってきますよ。

 

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Profileプロフィール

関和美
関和美
奈良女子大学 理学部 物理学科(現 物理科学科)卒業 日本電信電話株式会社に入社(NTT分社化によりエヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社に転籍)。主に金融系のSEとしてNWシステム 構築の設計、アプリケーション開発の要件定義、設計工程を経験し、その後プロジェクトマネジャーとしてプロジェクトに携わる。 2007年より現職。大規模プロジェクトにおけるPMO(Project Management Office)の運営およびプロジェクトマネジメント支援や、IT構想企画の支援を行っている。PMP。

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