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マネージャが部下の話を訊くコツ

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【質問】

「部下の話を最後までじっくり訊くこと」とマネージャ研修で学んだので、実践するよう心掛けていますが、部下の話があまりにも長く端的ではないので、聞いていられません。(47歳男性)

 

【かずみ先生より】

「傾聴が大切なことは理解しているが、長々話をするけど何を言いたいか全くわからない人、話しが逸れてしまう人、話がループして何度も同じ話をしてしまう人、いろんなタイプの部下がいるけど、全員の話を我慢して聞かなければならないのか」と、忙しいマネージャさんの深い悩みを聞きました。

 

毎回苦労されるそうです。部下の話をじっくり聞いて、あなたはこういうことを言いたいのか?とマネージャなりに理解したことを纏めて話をしてあげる、これを繰り返しているそうです。

そして、部下の対応に追われたマネージャは部下のいなくなった夜に自らが考えなければならないこと、作らなければならない資料の対応をする。

マネージャの皆さん、いつもお疲れ様ですm(_ _)m

 

でも、マネージャの方がじっくり話を聞いた結果「こういうことが言いたいの?」と纏めてしまうと、マネージャの聞き取るスキルは伸びても、その部下は「きちんと伝わった」と思い、報告が改善することはないでしょう。

 

以前、私も同じようなことがありました。

部下が上手く仕事を進めていないという状況を聞き、私は状況の説明を受けましたが、一向に状況が見えてきません。部下は自分が如何に頑張っていて、周りが非協力的であったかを話すのですが、私の知りたいことが伝わってきません。

1.現在はどのような状態なのか?(As-Is)

2.将来どのような状態にしたいのか?(To-Be)

3.As-Is状態をTo-Be状態にするために、何をしようと思ったのか?(活動の計画)

4.そのためにあなたは何をして、どこで躓いたのか?

この流れで1つずつ話をしてもらいました。間に質問を交えながら…。

そうするとようやく状況がわかり、問題点を把握することができたのです。そしてこの4つの流れで報告書を書いてもらうと、説明を受けたとおりの理解しやすい報告書が出来上がりました。

 

思考の整理や分析で用いるフレームワークは世の中にいろいろあります。今回はAsIs-ToBeのギャップ分析の考え方を基に整理してもらいましたが、同じようにフレームワークを用いて部下が考え、アウトプットをつくるのは、ステップアップの上で有効ですよ。

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Profileプロフィール

関和美
関和美
奈良女子大学 理学部 物理学科(現 物理科学科)卒業 日本電信電話株式会社に入社(NTT分社化によりエヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社に転籍)。主に金融系のSEとしてNWシステム 構築の設計、アプリケーション開発の要件定義、設計工程を経験し、その後プロジェクトマネジャーとしてプロジェクトに携わる。 2007年より現職。大規模プロジェクトにおけるPMO(Project Management Office)の運営およびプロジェクトマネジメント支援や、IT構想企画の支援を行っている。PMP。

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