オンライン中心のマネジメントで不足しているものは？

これまでのプロマネが惑わされるプロジェクトの落とし穴シリーズでは、プロジェクト計画時における「目的」の重要さ、「品質」の捉え方、「パートナー連携」での心構えについてお話させていただきました。

第４回目としては少し観点を変えて、「オンライン中心のマネジメント」について考えていきたいと思います。新型コロナウイルスの感染防止の観点で、皆さんの職場でもオンライン形式でのミーティングが増えてきているのではないでしょうか？

週５日間の勤務のうち、ほとんどが在宅勤務ですべての会議がオンライン形式になってしまった、という方もいらっしゃいます。実は、この私も同じような状況が続いています。そういった環境の変化の中で、皆さんは「プロジェクトマネジメント」をこれまで通り進められていますか？

前述の方も含めて、会議の進行自体はスムーズにいっているものの、なぜか組織の中、チームの中の状況が把握できなくなってきている、という声を良く聞きます。
例えば、会議中の相手の表情が読み取れずに、こちらの依頼事項を正しく理解してくれているか不安だ！であったり、会議の中ではうまく進んでいると思われていたタスクに、実は大きな課題が隠されていたということを後で知ることになったりした！ということは皆さんの周りでは起こっていませんか？

そこで「オンライン中心のマネジメント」で忘れてしまっているものは何なのかを少し考えてみたいと思います。

Q今までの対面ミーティングではやっていたのに、オンライン形式のミーティングで実はやっていないことはなんでしょうか？

当然ながら、ミーティングのやり方や進め方はそのプロジェクトによって異なるとは思いますので、私の「気づき」としてお話したいと思います。いくつかある中からポイントを２つお話します！

1. 数人で会議をしているのに、報告者との１対１だけでディスカッション等を進めてしまっている
   対面ミーティングでは、会議に参加するプロジェクトメンバは同じ会議室の中にいます。当然ながら対面でも報告者からの報告をプロジェクトマネージャが聞くという構図は変わりませんが、その時にプロジェクトマネージャとして他の参加者の様子にも目を配っていませんでしたか？報告内容との認識の違いを感じて不服そうにしている人、もっと良いアイデアがありそうで前のめりになっている人など、その会議の場にはプロジェクトを進める上での多くの情報が潜んでいます。オンライン形式ではそういった目配せもできず（特にカメラがOFFになっているケース）、報告者からの情報を聞いて終わりになっていませんか？
2. 会議のアジェンダ以外の情報に全く触れないで会議が終わっていく
   対面ミーティングでは、会議が始まるまでの時間に参加者の何人かと雑談をしていませんでしたか？会議にギリギリにやってくるプロジェクトマネージャの方はそういったことはなかったかもしれませんが・・・。その雑談の中には、車を購入したとか、子供が生まれたとか、先週の週末にどこどこへ旅行に行ったとか、プロジェクトの進行には大きく影響のない情報ばかりだとは思います。しかし、実は、その話題を通して、プロジェクトメンバの環境変化を入手しておくことができます。これまでの働き方や仕事への意欲などを、そういった雑談の中から少しずつですがキャッチアップしていたように思います。さらに、雑談を聞いてくれているということが心理的安全にもつながるという見解もありますので、こういった雑談の時間というものをオンライン形式でも取り込んでいくことは、皆さんのプロジェクトでも工夫できることかもしれませんね。

すでに、答えを話してしまっているようにも思いますが、ここで、今回のお題の問いに対する答えをお伝えしようと思います。

Aプロジェクトマネジメントの知識エリアの中で、プロジェクト・コミュニケーション・マネジメントが明らかに不足している

PMBOK®ではプロジェクトマネジメントを10の知識エリアで定義しています。

• プロジェクト統合マネジメント
• プロジェクト・スコープ・マネジメント
• プロジェクト・タイム・マネジメント
• プロジェクト・コスト・マネジメント
• プロジェクト品質マネジメント
• プロジェクト人的資源マネジメント
• プロジェクト・コミュニケーション・マネジメント
• プロジェクト・リスク・マネジメント
• プロジェクト調達マネジメント
• プロジェクト・ステークホルダー・マネジメント

この知識エリアの中でも、前述のとおり、オンライン形式では、「プロジェクト・コミュニケーション・マネジメント」が最も大きな影響を受けているのではないでしょうか。そのコミュニケーション・マネジメントの不足により、その他の知識エリアである、リスク・マネジメントやタイム・マネジメントなどの判断情報も不足してしまい、プロジェクトマネージャが思ったとおりにプロジェクトを進めることができないと感じていることにつながってきているのではないかと私は思います。
今のような状況だからこそ、コミュニケーション・マネジメントを含め、プロジェクトをどのように推進していくのかを今一度、組織内、プロジェクト内でも議論してみると良いかと思います。前述の2つのポイント以外にもいろいろな課題やアイデアが出てくるかと思います。そして、その活動の中で、もし外部のファシリテーターが必要となりましたら、ぜひ私にお声かけくださいね。

また、アイ・ティ・イノベーションでは研修コースとして「プロジェクト推進力向上」というカリキュラムもご用意しております。プロジェクトマネージャとしてプロジェクトを引っ張っていくにはどうすべきなのかを解説やワークショップを通して理解を深めていただくことができます。プロジェクト推進で悩まれている方にはぜひ受講していただきたいコースですね。

プロジェクト推進力向上

最後に今回の私からのメッセージです。
「プロジェクトマネージャは情報が命！コロナ禍だからこそ、視野を広くし、打ち勝つための情報装備に心がけよ！」

次回はシリーズ最終回になりますので、振り返りと全体を通した気づきについてお話したいと思います！！

■執筆者：ITI 奥田 智洋（シニアコンサルタント）■
大手SIerのシステムエンジニアとして、自動車業界のプロジェクトマネジメントを徹底的に学ぶ。そこで蓄えてきたノウハウを広く発信する立場となり、プロジェクト支援の専門集団であるアイ・ティ・イノベーションにて、お客様と共にプロジェクトの成功に奔走している。